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基层单位档案现代化管理存在问题和应对措施

时间:2021-01-16  点击:60


       

张鹏

摘 要:基层单位档案现代化管理存在管理职能和现代化管理意识比较淡薄、现代化管理工作基础较差、存在网络安全隐患和管理人员专业素质较低等问题。基层单位必须针对自身存在的问题,坚持依法进行档案现代化管理,构建档案现代化管理机构和制度,合理应用信息化和现代管理技术,提高档案管理人员整体素质,加强电子档案保管与数据备份恢复工作,使档案管理水平与经济社会发展相适应,提高档案管理工作质量和工作效率,体现肩负的社会责任,以良好的社会效益实现存在价值。

关键词:档案管理 现代化管理 存在问题 应对措施

中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2019)01(a)-0-02

档案是各类信息的重要载体,是基层单位最主要信息源。档案管理工作是一项政策性和专业性较强的工作,各级档案管理部门要充分认识档案管理工作的重要性。档案管理工作质量直接关系到档案信息资源的开发利用,直接关系到基层单位正常工作的运行和事业发展。基层单位必须按照档案管理主管部门的要求,合理应用现代科技手段,实现档案现代化管理。为此,笔者结合工作实际,阐明基层单位档案现代化管理存在问题,并提出相应的管理措施,切实提高档案管理工作质量。

1 档案现代化管理存在问题

1.1 档案管理职能和现代化管理意识比较淡薄

面对档案管理工作时,基层单位表面上说很重要,但在实际工作中重视程度逐渐被弱化,管理模式陈旧,甚至出现置之不理现象,难以发挥档案管理的特有作用。目前档案走向现代化管理模式,但熟知档案作用和概念者甚少,档案管理意识相当薄弱,甚至有的基层单位领导认识不足,严重影响档案现代化管理进程。

1.2 现代化管理工作基础较差

标准化、规范化的管理是档案管理现代化的前提。目前基层单位档案管理仍未按国家档案局制定的标准进行规范的操作,大量案卷质量不高。在整理档案时,会出现档案标号不能对应档案卷宗标题,出现残破和杂乱案卷;档案管理形式化,管理人员只简单记录和分类或不分类堆放档案,单位需要时不能顺利找到对应的有价值的档案资料;具有不实用或缺乏完整的检索工具,检索效率特别低等一系列问题。

1.3 存在网络安全隐患

基层单位的许多档案都会在网络传输,方便快捷且省去了途中丢失和传输时间长的麻烦。但网络存在许多黑客、病毒等會窃取档案资料,造成档案资料的泄漏,档案的丢失,或者是档案被人任意篡改的危险。可见防不胜防的计算机病毒和无孔不入的网络黑客,给电子档案管理带来了极大的安全隐患。

1.4 管理人员专业素质较低

要实现档案管理现代化,前提是人才现代化。很多基层单位不重视档案管理工作,安排没有业务知识的人员承担管理工作,尽管从业时间较长者工作经验相对较为丰富,但收发与查找技能较强,缺乏现代化管理基本知识,也没有具备现代化设备操作的技能。管理人员大多为兼职,往往没有接受专业培训,没有专修档案专业知识,不甚了解和掌握只能从事简单的管理工作,不能进行深层次研究,复合型人才较为缺乏。这些人员已经形成惯性档案管理思维,不能运用专业技术手段开展档案管理工作,不能很好地适应现代化管理要求。年轻管理者一般有很强的档案专业知识背景,能掌握现代档案管理技术,但无实际工作经验,让其长期从事枯燥的机械的操作,工作积极性较低,致使专业人员转行去做其他工作。

2 档案现代化管理的应对措施

2.1 坚持依法管理是档案现代化管理的必由之路

专业性法律法规是做好档案管理的重要基础,档案事业的发展必须坚持依法管理。必须以此为本,制定并不断完善和落实档案现代化管理制度。要实现档案管理设备现代化,需要档案种类和载体多样化。所以要不断革新档案管理方式,适应现代科技发展需要,开创档案现代化管理的新局面。

2.2 构建档案现代化管理机构和制度

组织机构和管理制度是做好档案现代化管理的重要保障。针对基层单位档案管理职能意识淡薄和不规范管理的现实,应成立由单位领导和专业人员组成的档案管理领导小组和机构,配备结构合理的专兼职管理队伍,建立健全并不断完善管理流程规范、保密制度以及保证电子文件完整性和机密文件安全性的档案现代化管理制度,实现科学化、规范化的管理。

2.3 合理应用信息化和现代管理技术

档案现代化管理必须应用信息化技术,实现网络技术与现代管理技术的有机结合,促进档案现代化管理的进程。档案管理的专业性较强,档案管理人员应具备服务意识,掌握现代管理技术和技能。信息化管理方式注重平时随机处理档案文件,有效整理复杂的档案资料,使之条理化;能及时归纳整理档案资料使之便于检索和查询;系统在新的档案补充插入时会自动更改编号并形成新目录,充分发挥信息化和现代管理技术的优势,显著管理工作质量和效率。

2.4 提高档案管理人员整体素质

档案管理人员在档案事业和基层单位发展中具有举足轻重的作用。基层单位要加强档案管理队伍建设,选择作风正派、责任心强的、政治可靠的员工从事档案管理工作,更要时刻注意思想教育培养,关心工作和生活,充分发挥工作的积极性和创造性。

档案管理者应该根据社会和科学技术发展要求,不断提高自身综合素质。提高专业水平可提高档案现代化管理效率,同理有序推进档案现代化管理进程也能提高管理人员综合素质,两者相互作用相互促进。所以,基层单位应当多组织档案管理者进行经验交流,共同探讨档案业务的特点、技术要求和工作规律;要注重档案管理者的职业道德建设,强化保密和服务意识,提高工作积极性;要通过自学或培训等多种方式,熟悉与掌握档案管理各环节的基本要求和基本技能,切实掌握科学管理原则和方法,积极探索档案现代化管理模式,不断提高管理效率和质量,为经济社会发展提供丰富的可用的档案信息资源。

2.5 电子档案保管与数据备份恢复

温湿度、磁场、微生物等危险因素可影响电子档案的存储介质,电子档案本身易受到黑客攻击、感染病毒,这可致使存储的电子档案具有不稳定性。所以,基层单位应设法建造专用库房和档案柜存放电子档案,配备专业机房与安全性较强电脑和其他现代化管理设备。保证档案资料的稳定性,尽量使用一次性具有避免修改和只读性的写入光盘,尽量不使用硬盘和优盘。要保持良好的湿度和温度,同时满足防尘、防虫、避光以及强烈震动和防机械磨损等条件。要及时进行文档备份,备份技术是一种保证不丢失电子档案信息的安全技术。图片、音视频、文书等电子档案和数字化处理的传统档案文件为主要得备份对象;要对电子档案信息实行双备份制,分别进行封存和供利用者借阅,以免丢失或损坏后保证档案信息的整体性和完好性。要建立恢复系统数据备份,确保在计算机及其网络发生事故后能够恢复关键信息,应对计算机网络的不安全性。

综上所述,基层单位必须针对自身存在的问题,坚持依法进行档案现代化管理,构建档案现代化管理机构和制度,合理应用信息化技术和现代管理技术,提高档案管理人员的整体素质,加强电子档案保管与数据备份恢复工作,使档案管理水平与经济社会发展相适应,提高档案管理工作质量和工作效率,体现肩负的社会责任,以良好的社会效益实现存在价值。

参考文献

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[3] 孙亚萍.浅谈档案现代化管理中存在的问题和解决措施[J].科技创新导报,2014,11(25):191.

[4] 王磊.浅谈档案资源和法制建设及其现代化管理[J].科技创新导报,2013(34):183.

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2021-01-16

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