英语商务报告结构浅析

段志勇

摘 要：商务报告是在公司中广泛使用的一种文件，它很常见也很重要。在该文中将会讨论和分析英语商务报告的不同部分。根据要写作的报告类型，一份英语商务报告可能有不同的部分。报告的作者通常会选择并安排报告的各个部分以满足具体的要求。

关键字：英语 商务报告 结构

中图分类号：G641 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2019）02（a）-0-03

Abstract：Business reports are common and important documents widely used in companies. In this article we will discuss and analyze different parts of business reports. The number of parts in a business report may vary depending on the type of report you are writing. The writers of business reports usually select and arrange the parts of reports to meet the requirements of a given situation.

Key Words：Structure； Business； Report

商务报告广泛应用于公司的各个部门，在该文中将会讨论英语商务报告的不同部分。商务报告的各个部分的数目不尽相同，主要依据其要写作的报告类型。报告作者通常会选择和安排报告的各个部分来满足具体情况的要求。一般说来，一份有着正式结构的报告通常有3部分：正文前部分、正文和补充参考部分。

首先来讨论一下正文前部分。一份正式的英语商务报告的显著特点之一就是它包括了部分或者全部下列被放在报告正文之前的正文前部分。这些部分包括封面*、扉页、标题页*、授权函、接受函、批准函、转交函*、前言和序言*、致谢、目录*、表格清单*、及摘要*。星号标记的各个部分是报告中通常会使用的部分。这些部分将会进行详细的讨论，对其他部分只做简单的介绍和解释。

封面可以帮助大家识别报告，还可以对报告加以保护。皮革、硬纸板、厚而结实的纸张、其他柔性材料都适合作封面，和报告文本部分相同的纸张也可以用作封面，有时一个文件夹也可以起同样的作用。许多报告把封面和标题页结合起来作为首页，但是通常对于一个正式的报告你可以用一个单独的封面，这样更容易引起读者的好感。封面上应该包含标题、作者及完成报告的日期。如果是一份编有序号的报告，封面上也要标明序号。扉页通常是在封面和标题页之间的一张空白纸，它和报告其余部分的纸张大小相同，但更薄质量也更好。和书籍中的扉页一样，当读者打开或合上報告的时候，它可以起到缓冲和保护的作用。对于长报告或保留用于将来使用的报告，标题页是必不可少的。它提供了报告的完整标识，上面记载了标题、副标题、作者、报告递交给的人或公司的名称和地址、报告完成日期，如果是一系列报告中的一个，还要标明序号。报告的标题要简明扼要地说明报告所涵盖的内容，既要有吸引力，又要有描述性。标题应尽可能简短，但如果你不能让标题保持到一行之内你可以用一个副标题提供完整的细节，根据需要副标题可以比较长。因为标题要表明报告的内容，下面的建议会有助于写出有效的标题。（1）使用主语和动词。（2）表明报告建议的行动。（3）建议结果和发现。（4）表明人物、事件、原因、时间、地点和办法。（5）表明范围和局限。标题的长度最多在8、9个单词之内。避免使用不必要的词或短语，比如“a report on”“an investigation of”“a survey of”等。然而一些标题使用像“recommendations for”和“the progress of”这样的短语表明了报告的性质。标题页要载有作者和报告接受者的完整地址，以方便关于报告所作的问询。完成日期方便归档和保留记录，读者也可以知道报告日期的远近。打印时要对标题页做细心的排版争取给人留下好的第一印象。标题中单词的分组、行的断开、空格的使用要正确，以便于读者一眼就能看懂标题的信息。

授权或委托正式报告的人以一封称为授权函的信函通知报告撰写人，它是在调查之前由要求做研究的人写给进行研究并写作报告的人。通常一份报告只有在适合用授权函作为记录时才包含授权函，多数时候是口头授权或者报告来源于作者工作中的想法，这时就没有授权函。授权函有一般和具体授权函之分，一般授权函只是说明写作报告的要求，在具体授权函中通常会给出问题、写作报告的要求、建议的获取数据的方法、范围和局限，及怎样使用报告。接受函是对授权函的回复，它表明接受做调查和写报告的要求。因此，它包括关于规定的时间、费用和要求附加的信息等各方面的计划。它也要说明对授权函中建议计划的更改，及报告作者建议做的事情。批准函用来批准最终的报告，它是由上级书写并帮助报告引起合适的注意。有时，在由一个下级撰写的报告被交给某个人或群体之前会先提交给上级批准。

转交函是在报告完成后由作者写给将要阅读报告的个人或群体的。它通常是一份报告的必要部分，放在标题页之后目录之前。转交函的要素不尽相同，这要依据提交报告的类型、作者和读者的关系、当前的情况等。转交函包括全部或部分下面的要素：授权的提及、报告的概要、范围和局限、历史和背景、致谢、写报告的需要、报告的使用、总结和建议、作者个人态度和观点。这要非常小心，不要在转交函和其他部分包括同样的要素，不必要的重复会令人不悦。当报告中没有序言或前言时转交函可以担负它们的功能，在有序言和前言的报告中它只用来转交报告或用作附寄报告的信函。

前言有助于建立和读者的联系并引导他们阅读报告。从功能上来说，前言和序言的目的是相同的，但许多作者会把两者加以区分，即前言是由作者写的，序言是其他人写的。报告中也许既有前言也有序言，但通常不会这样。由了解作者及其工作的人撰写的序言通常包含对作者的资格及作品优点的评论。前言则允许作者表明自己的观点和态度，它也许会包含写报告的原因、陈述作者的背景和经历，并解释报告的预期用途。一旦使用前言，序言或转交函就被省略了。对个人和组织在收集或提供信息、写作或编辑报告方面提供协助的致谢可以包括在报告的转交函、前言、序言、引言或一个单独的致谢部分。一个单独的部分表示特意的强调。如果放在转交函中，致谢不要超过4～5行，如果放在前言、序言或引言中就要占用一个段落。

在长报告中应该包含一个目录，对读者来说这会是一个有帮助的指南。目录列出了报告大纲的主要标题和页码，显示了各部分在完成报告中的起始位置。有些读者只需要阅读报告中一些零散的、选定的部分，目录会给他们很大的帮助。原则上目录中的标题不超过三级，因为这个数目足以让读者清楚地了解报告中材料的范围和内容。目录中显示的每个条目都应出现在正文中确切的位置，但并非正文中的每个标题都必须出现在目录中。如果报告中包含有许多表格，就需要有一页单独的表格清单。对表格来说，它的作用就像目录对于报告中的各个部分的作用一样。如果混合使用了表格、图表和其他视觉辅助工具，就需要一张插图目录。

在篇幅较长又复杂的报告中，最好准备一个摘要，它应浓缩报告正文中阐述的要点，它是对报告中重要内容的浓缩的、简明的、准确的陈述，读者可以浏览它并确定自己是否想进一步详细阅读。摘要可包括目的、范围、方法、数据来源、主要事实和数字、结果陈述、结论和建议，通常它被放在目录和报告正文之间单独的一页上。摘要还有其他的功能。有些公司只向其管理人员分发摘要而不分发报告。那些只收到摘要的人可以决定他们是否需要原始报告，如果他们要求的话，报告会发送给他们，这节省了许多时间和费用，特别是在报告很长的时候。尽管摘要的长度通常只有整个报告的5%～10%，有时甚至更少，它应该被限制到500字之内，最好在一页上。

其次来谈论英语商务报告的正文部分。正文是呈现具体、明确细节的核心部分，它包括3个部分：引言、本文和结尾部分。引言的目的是引导读者更好地理解报告。引言通常包括以下几点：（1）历史或背景。简要介绍报告的历史和背景是必要的，因为它们讲述了导致当前形势的事件。（2）目的。目的会出现在每个引言中，它是最重要的元素之一，因为它会决定作者在报告中所包含的内容。（3）方法。方法是指如何为报告收集材料，可以通过阅读图书馆资料、采访、调查、观察或实验获得数据。（4）范围。范围是指报告的界限。（5）术语的定义。如果用到了读者不熟悉的术语就有必要给出它们的定义。当只有几个术语需要定义，并且它们的意义在整个报告中占据主导地位时，引言就是最好的地方。如果报告中有许多定义，那么最好在报告末尾将它们放入术语表中。（6）结果。它告诉我们决定是什么，然后当读者阅读本文中的细节时就知道事实是怎样影响决定的。

该文是任何报告正文中最长的部分。在这一部分会讨论并发展帮助达到报告目的的必要细节。应该把相关的事实包括进去，删掉不必要的东西。认为读者在阅读报告时想立即看到的内容应该在这一部分，其他资料，如问卷复印件、支持性文件、长的数字清单等应放在附录中。每一份报告的内容、组织、语言风格和视觉辅助工具都应该适应读者的需要。

结尾部分不应包含新材料。它的作用是总结整个报告的要点，得出结论或推荐。在商务报告中结尾部分通常被称作结论或推荐。（1）结论。作者使用一个有效的结论来反映自己的判断，这些判断来自于报告中讨论的事实、观点、分析和观察。一个结论应该和之前的数据有逻辑关系。如果作者按重要性顺序或在文本中出现的顺序列出结论，读者将清楚地了解作者是如何得出结论的。（2）推荐。推荐给出了基于以前观察和结论的行动方案，应措辞清晰并且表达顺序应与得出推荐的结论相同。推荐应该是直接和强调的，否则读者可能会对最佳的行动方案感到困惑。

最后讨论补充参考部分。有时需要在报告中添加特殊的部分——参考书目、附录和索引。这些部分用于记录和参考的目的，并为文本中讨论的材料提供支持性证据。参考书目是在脚注中作为文档引用的所有来源的列表，以及为报告内容所查询的其他相关参考文献。书目中的已发表资料来源于书籍、政府出版物、年鉴、公共文件、百科全书、小册子、公告、杂志和报纸，可以按作者姓氏的字母顺序排列参考书目的条目。作者的名字列在最前面，按字母顺序排列。报告调查结果和目的的补充性材料包含在报告末尾的附录中。图表、信件、合同副本、问卷、备忘录、访谈记录、计算、公司文件、以前的报告以及任何与理解报告相关但不重要的信息都可以包含在附录中。附录中的材料可作为参考或支持信息。附录中的每个条目都需要一个识别标题，以便读者查阅。索引仅用于非常长而复杂的报告中，以幫助读者找到特定的主题和项目。按字母顺序排列的索引列出了重要的单词、短语、事实、名称和想法的页码参考。

通过以上对英语商务报告结构的讨论和分析，希望读者能更好地理解商务报告。而且也可以了解怎样清楚、成功地撰写英语商务报告。

参考文献

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[4] 段春明，刘继安，史修媛.商务英语文体特点和英语商务报告写作[J].北京第二外国语学院学报，2006（10）：91-94.

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2020-05-07