信息化技术对档案管理水平的提高

张其严

摘 要：信息化技术在众多领域得到了广泛的应用，并取得了较为理想的应用效果。在档案管理工作发展过程中，档案管理与信息化技术的融合，能够在推进信息化档案管理模式的同时，促进档案管理技术人员工作效率与质量的提升幅度，大力推动了我国企业信息化档案管理的创新技术发展水平。

关键词：信息化 技术 档案管理

中图分类号：F272.7 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2019）02（a）-0-02

在我国档案管理事业的发展进程中，档案管理信息化趋势已得到了充分体现，对于企业发展产生了较大的正向作用。但由于档案管理相关信息技术起步较晚，档案管理信息化技术并没有得到足够的发展时间。所以在应用过程中产生了许多不足与缺陷，造成档案管理工作出现许多问题的同时，也降低了工作效率与质量。因此，合理改善档案管理模式，令信息化技术与档案管理更好地融合，并且建立档案管理工作制度，对此进行改革与创新，对我国进一步加强档案管理工作有着重大意义。

1 档案信息化管理的意义

信息化技术是以电子计算机技术为主的先进信息技术。在管理档案的过程中，信息化管理技术与先进计算机技术相互融合，令档案管理人员的工作效率与质量得到极大的提升。对于当前信息化管理技术的发展与创新而言，我国一直在档案信息化管理事业上不停地开展创新与钻研，极力开发计算机应用，利用信息化管理技术，从而提高我国企业的档案管理应用与技术发展。档案管理工作在我国企业管理和科研管理中，都占据着极其重要的地位，档案信息化管理技术是现代档案管理中必不可少的一部分。以科学思想为本的先进信息管理技术对企业的档案管理进行整合，使档案信息更为网络化、数字化，并提高企业档案信息化管理水平的利用效率。我国社会发展离不开先进技术的推动，信息化档案管理技术的开展不仅促进了社会信息科技发展，还能更好地服务社会，促使档案管理工作更为便捷。

2 档案信息化管理存在的问题

2.1 管理方式存在滞后性

从目前我国企业档案管理水平来看，仍有许多问题与不足。多数企业单位还在使用传统档案管理模式，缺少创新性管理意识，使得管理过程中有很多细节没有得到有效的解决，从这一点来看，信息化管理技术水平的提高，并没有在我国企业得到一定的重视，很难体现档案信息化管理技术的发展优势。现代化信息管理技术高速发展的同时，档案信息化管理在很多领域也得到了应用，但由于管理制度与信息化技术水平较为落后，缺乏完善的管理模式与制度，使其无法适应现代化企业管理对档案管理技术水平的技术素质要求，导致档案管理模式仍然较为滞后。

2.2 专业人才储备不足

档案管理工作实践中，档案信息化管理方式较为落后，这与管理人员的职业素质与技术水平有着直接关系。档案管理工作人员不仅需要较高的计算机操作水平，还需要有对信息的敏锐嗅觉以及综合性管理技术，才能够符合信息化档案管理的工作要求。开展信息化管理工作，需要管理流程与信息技术不断优化，管理人员的专业水平直接影响着信息结构的相关数据服务，很容易造成信息管理不当与失控等问题。现如今我国档案管理类型人才较为缺乏，档案信息处理综合性人才的缺少更为严重。多数公司即使引进了先进设备，由于管理人员的技术水平无法得到有效提高，档案信息化管理的进步依旧难以提升。

2.3 管理体系存在不安全因素

档案在信息化管理模式中存在了一定的不安全因素。而档案信息管理中的主要不安全因素是在进行网络化信息管理的同时所产生的，信息化档案管理中的风险因素属于阶段性问题。伴随着网络时代科技信息水平的高速发展，计算机的普及应用更加快了社会科技水平。但同时也存在着一些非法人员，以盗取企业单位的重要机密文件从而达到自己的目的，这不仅对企业造成了严重的经济损失，也对信息化档案管理技术的长远发展造成了不利影响。众所周知，网络的传输是经过许多网站分段，最终达到指定地点。这种传输过程中，每一分段站点都具有一定的危险性，不法分子可以对信息造成拦截与盗取，极大地影响企业档案信息的安全性。由于网络技术发展较为迅速，许多新型漏洞与技术不断涌现。而我国网络安全技术并未完善，整体防御能力较弱，面对系统入侵或遭到病毒攻击并不具备多少抵抗能力，使整个防御系统造成瘫痪，也令档案信息管理的安全性受到了极大的威胁。

3 借助信息化技术加强档案管理水平的积极策略

3.1 完善档案管理信息化制度

档案信息化的管理工作中，归档管控项目还需不断完善与升级。积极建立全面管理制度，针对档案的差异性进行数字化处理，提升档案信息化管理工作质量。还需对档案文件进行著录以及归档等工作给予重视，从根本上落实文件的完整性。在档案管理工作进行中，制定充分的档案管理流程，从文件资料信息的入手，合理运用信息技术进行文件收录工作，并對工作运行机制进行监督，进而逐步培养工作人员思想认知，以及对信息化工作的重视态度，从而使档案管理工作人员对档案管理工作更为重视。在管理档案数据的同时，还需提高信息数据处理的安全性，有利于加快档案工作管理的效率与质量。档案工作人员在提高工作水平的同时，计算机信息化水平也需要同时提高。选用适当的信息管理软件，制定档案信息技术化管理规章制度。可以尽量改善信息化模式的传递方式，充分参与到信息化档案管理开发工作中。选择更为适合档案管理的软件，更为科学的管理档案文件。经过软件开发与整合的信息资源，提高档案信息的准确性以及完整性。创造应用更多档案管理的先进工作制度，有利于管理工作的落实，也是未来企业档案管理工作的必经之路，更推进了社会信息化技术发展。

3.2 维护档案信息化安全体系

从安全角度来看，加强档案管理中内容的安全性成为了当下管理人员的难题。档案文件的泄露与丢失很容易给企业单位造成极大的经济损失。应贯彻落实网络安全防范技术，与多种先进计算机技术相结合，建立可控的网络链接区域。确保在文件的传输与归档过程中不会被泄露与拦截，杜绝员工使用其他不可控网络链接方式，使用合理档案管理软件，加强网络安全环境保证。可以聘请网络安全工程师进行建造专业的网络安全防御系统，使用先进计算机系统对档案管理文件进行加密处理，维护档案文件安全体系。另外，还可以接入照片文件修复等功能，使档案信息管理技术设施更为完善。

3.3 提高档案管理人员水平

档案管理工作人员素质需要不断提高。打破传统档案管理模式，才能更符合现代社会所需的人才。由于信息化技术近年来发展较为迅速，导致工作人员在档案管理工作时难度加深。因此，为了更好地加强管理档案技术，相关工作人员需展开专业性技能岗前培训。深入吸收信息化技术知识，并定期对档案管理相关工作人员进行考核，建立相关档案管理制度，以确保提升档案管理工作效率的同时，加强管理工作人员档案管理安全防范意识。保护企业档案内容安全并合理规划，加大培养专业性高素质人才，树立正直思想道德品质，对信息化档案管理事业未来发展有着重要作用。

4 结语

综上所述，充分利用信息化技术，全面提升档案管理效率，是增强档案管理信息化手段的最佳发展路径。网络技术在扩大普及范围之后，应用档案管理技术的方法逐步扩展，档案管理效率的提升，可以更加依赖于信息技术。在实践操作中，可以引用先进计算机技术与网络软件，节约大量人力物力资源。信息化技术与档案管理水平的融合与提高，保证了社会信息技术与档案管理建设共同发展。

参考文献

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2020-06-09