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国际标准刊号:ISSN:2096-4390

国内统一刊号:CN:23-1600/N

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周   期: 旬刊

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试论OA系统对企业管理效率的提升

时间:2021-01-12  点击:50


       

巩慧娟

摘 要:随着信息技术的快速发展,企业管理越来越重视办公自动化模式的构建。OA产业发展正如火如荼,OA系统在我国企业管理中得到了普及性的应用,渗透到各行各业。OA系统在新时期的企业管理中起着重要的作用,能够提升企业效率,促进企业的现代化、信息化以及可持续化发展。

关键词:OA系统 企业管理 策略 效率

中图分类号:TP311 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2019)01(a)-0-02

1 OA系统概述

OA(Office Automation)是办公室自动化的简称,OA系统的演变与计算机技术、信息技术的发展有着密切联系。并且从定义上来讲,OA系统实际上就是现代办公方式与计算机技术相结合的新型办公模式。

OA诞生于20世纪,以DOS操作系统为核心的单机版办公应用软件实现了基础的电子化办公,能够帮助办公者脱离手写文件的工作内容。20世纪末期,Windows操作系统的出现,同时Internet局域网络技术的发展与应用,OA系统成为企业办公模式的主流,并且实现了企业办公管理过程中的文件、公文流转、审批自动化等,实现了真正的无纸化办公。进入21世纪以后,信息技术日新月异,同时移动设备层出不穷,通信技术不断升级,OA系统已经趋于继承一体化的平台应用模式,这种平台型OA系统也是现阶段地大部分企业所应用到企业管理实践之中的系统。

2 OA系统在提升企业管理效率的重要作用

随着我国经济体制朝向市场经济体制的转型,社会经济在近几年得到了极速的发展,各行各业的企业数量不断增长,规模也不断扩大,从总体上来讲,都已经列入了现代化企业。在信息时代,企业管理逐渐意识到现代科技的高效率优势,充分认识到OA系统对企业管理的重要作用,纷纷引进了OA系统。从实践的真实情况来看,OA系统在企业管理增效方面有着其他管理模式無法比拟的重要作用。

2.1 提升信息处理能力与效率

信息经济时代,信息的价值被无限扩大。随着社会信息化建设和发展的进程不断深入,企业管理中面对的信息数量呈现海量特征。OA系统的应用能够有助于提升企业管理对信息的处理能力和效率,主要表现为以下两个方面。

一是在无纸化办公方面,现代企业已经基本实现了无纸化电子办公,OA系统中包含了基础的文件读写模块,绝大部分的办公文件能够在OA系统中进行关联和处置。

二是在文件处理效率方面,OA系统可根据企业自身的要求自动对各类文件进行汇总、分类,大大缩短了传统的人工收集、整理、分类的时间,提高文件处理的效率。

2.2 打破企业内部壁垒,信息共享

传统办公形式不同部门之间要达到协同工作,在工作流转和审批上往往占据了大量的时间,部门与部门之间信息和资源流通不畅,导致效率低下、办公成本高。伴随着信息技术、网络技术的集成,现代OA系统平台具有极强的信息共享能力,有助于企业管理打破内部各部门的信息壁垒,提升对信息的传递效率,解决内部消息不对称的问题。与此同时,对企业管理者而言,OA系统平台的应用对于管理者建立一个统一的标准操作流程十分有助益,对于企业内部管理实现规范和流程的固化、标准化有着重要的意义。当企业内部能够形成一个标准的、科学的办公管理模式,在信息共享的机制下,企业内部各个部门之间的信息孤岛就难以形成,形成自上而下的沟通通路,可以更加高效地利用人力资源,并且提升管理效率。

2.3 流程与管理形成有机结合

企业的日常办公可以粗略地分为事务性型办公和项目型办公,事务性办公往往更具有计划性,而项目型办公则更具有管理性。OA系统可以结合企业特点、特性对企业OA系统进行相关的功能的微调与完善,进而可以在企业内部建立一套科学、完善的管理体系,便于对各项事务进行更为高效的管理。

OA系统的应用能够有机地将企业办公流程与管理形成有机结合,并且进一步促进企业实现精细化管理。例如,对于事务型办公,OA系统的流程细节应该突出计划性,将每一件事情进行目标量化、细化,并可及时地知道各个部门流程、工作计划安排,同时协同办公,任务清晰,让每天的工作流程都非常清晰明了。如此一来使OA系统的应用和企业的管理真正结合起来,有效地提高了企业的管理效率。

3 利用OA系统提升企业管理效率的策略

未来OA系统将会朝向智慧型、多元化的方向发展,也将会在企业管理中展现更多的优势。在现阶段,企业管理想要进一步利用OA系统提升管理效率,还需要做好以下几个方面的工作。

3.1 建立完善的规章制度

OA系统平台的使用者往往涵盖了企业内部的每一个员工,涉及到各个部门以及人员。在众多使用者的系统内,企业管理者需要进一步建立完善的规章制度。一是要进一步明确OA系统的运行规则、实施细则,实现对相关标准的细化和明确;二是要进一步明确OA系统的账户等级体系,要根据管理需求选择性地进行信息共享,确保信息的有效正确利用,避免信息的过度曝光;三是要建立好流程与真实管理之间的配合机制,一方面要确保各部门及人员能够充分配合协调;另一方面,部门管理者要带头坚持利用OA系统办公,并且积极地将OA流程与管理手段联系起来,使之成为工作习惯,以促进OA系统迅速、切实地应用起来。

3.2 注重对数据的深入管理

随着OA系统在企业管理中应用的时间越长,所累积的企业管理信息和数据将会越来越多。企业管理者必须要重视对这些数据、信息的深入管理:一是数据安全管理,主要包括信息的保存问题,应当确保当前系统内的数据保存安全,对于一定期限以内的信息和数据应当采用适当的方式进行转移和整理;二是要对数据进行知识管理,特别是企业OA系统升级更换过程中,要对历史数据进行有机的整合,做好数据、信息的整合工作,实现数据的无痕录入。

3.3 全面的人员培训

基于OA系统在企业内部使用的广泛性,企业必须要进一步加强对全体人员的OA系统培训工作。一方面在企业OA系统的设计方面,企业管理者必须要将易于操作、人性化作为一个评判指标,来进一步简化操作难度,在后续的人员培训方面也会相对更简单,同时在实践过程中也容易获得更高的效率;另一方面在培训管理过程中,应当重视对员工的持续性培训,应根据系统应用实际情况而进行不定期的人员培训。在方式上,可采用授课和现场培训的方式进行,针对不同的管理层级(高层管理人员、中层骨干管理者和普通用户)和不同的用户权限(系统管理、业务管理、行政管理)制定相应的培训方案。对于普通职员,则重要培训OA理论、操作、采集数据、录入数据等,对于管理层则还需要培训数据分析、管理策略等。通过与实践管理相结合,提升员工对OA系统的综合全面认识,能够积极主动地参与进来,最终才能达到提升企业管理效率的目的。

4 结语

面对愈来愈激烈的市场竞争,企业的管理效率就是企业的竞争力。OA系统借力于现代科技,固然能够为企业管理带来新的机遇,但企业想要利用OA系统来促进企业管理效率的提升,还需要不断重视标准化管理以及数据管理,这样才能在日常管理中运行OA系统更从容有序,事半功倍。

参考文献

[1] 尹海超.试论OA系统在办公管理中的设计[J].中国新通信,2018,20(2):77.

[2] 谢超.OA系统在企业管理提升中的重要作用[J].电脑迷,2017(8):45.

[3] 董笑龙.试论计算机OA系统的运用以及其发展方向[J].电脑编程技巧与维护,2016(17):14-15,17.

[4] 任劲松.OA系统在企业管理提升中的重要作用[J].计算机与网络,2015,41(15):61-64.


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2021-01-12

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